Begraafplaatsenbeheer

TopGraf 2011
begraafplaatsenbeheersysteem
 
TopGraf is een door Programming Systems ontwikkeld modulair pakket voor beheer van de totale informatiestroom van begraafplaatsen. De modules kunnen onafhankelijk van elkaar functioneren, maar het maximale rendement wordt bereikt bij toepassing van het volledige systeem. Financiële en niet-financiële gegevens worden integraal beheerd.
Het pakket is zeer gebruikersvriendelijk, dankzij de overzichtelijke menustructuur en de online, contextuele  hulpinformatie. Zoals alle systemen van Programming Systems, bevat TopGraf diverse voorzieningen voor systeembeheer, zoals: werken met wachtwoorden, logboek, bestandsonderhoud, monitoren van systeemgebruik en spooler-verwerking. Voor uitgebreide mogelijkheden voor het maken van overzichten en rapporten kan de relationele Report Writer aan het pakket worden gekoppeld.
Selecties
De gebruiker kan op alle velden van een rechthebbende en/of begravenen zoeken. De database kan uitgebreid worden met eigen informatie en alle zoek-functies zijn ook voor de nieuwe velden van toepassing.
TopGraf_Begra.jpg
Begraafplaatsen
De gegevens van graven, rechthebbenden, grafrechten, onderhoudsrechten en overledene worden hier beheerd. Ook gegevens van geruimde graven kunnen worden geraadpleegd. Het systeem houdt rekening met urnen, strooivelden, begravenen die geschud zijn, in gebruik zijnde of gereserveerde graven. De gegevens van geruimde graven of rechthebbenden worden in een historie database bewaard.
Rechtcodes
Voor elke rechtcode kan een grootboekrekening worden opgegeven, waarmee de gegevens worden gekoppeld met de financiële administratie van het systeem of met het bij u in gebruik zijnde financiële pakket.
Overzichten
Er kunnen diverse standaard overzichten worden opgevraagd, zoals rechthebbenden en overledenen op naam, geruimde en te schudden graven, afloop grafrechten, etc. Tevens zijn de mogelijkheden om standaard overzichten uit te breiden met eigen kolommen. De overzichten kunnen direct naar een Excel-blad worden geëxporteerd.
Planning
Bij het muteren van uitgifte kan men voor diverse begraafplaatsen de begrafenisdatum, tijd en begrafenisondernemer inbrengen.
Facturen / aanslagen
Het aanmaken van facturen en creditnota’s kan in het systeem in een werkgang gebeuren. Het systeem haalt zelf de benodigde gegevens op uit de administratie. Aangemaakte facturen kunnen naar een Excel-bestand weggeschreven worden en op een andere locatie geprint.
Export naar AS/400 FMS
Financiële gegevens kunnen automatisch worden exporteert na het FMS-systeem.
Financieel
Het systeem ondersteunt ook BTW-aangifte en intracommunautaire transacties
Crediteuren/debiteurenadministratie
Ook deze zijn volledig in het systeem geïntegreerd. Deze administraties kunnen naar wens onafhankelijk danwel als subadministraties van het grootboek worden gebruikt.
Brieven en documenten
TopGraf beschikt over een mailmerge functie voor het generen van brieven en documenten bijvoorbeeld een grafakte: in plaats van bepaalde teksten zoals naam, adres, aanhef, vervaldatum en grafnummer kan een code worden ingevoegd. Bij het printen wordt opgegeven voor welke selectie de brief moet worden gegenereerd, bijvoorbeeld vervaldatum grafrechten, waarna het systeem voor elk rechthebbende een brief maakt waarin de code is vervangen door de bijbehorende tekst uit de administratie.
De module Huurverlenging genereert in één keer overzichten en brieven betreffende graven waarvan de huurtermijn afloopt (door de gebruiker op te geven datum).
In de module Opzegging worden brieven gegenereerd betreffende bevestiging opzegging van de huurovereenkomst. Ook hier wordt gebruik gemaakt van de mailmerge functie.
Postbewaking
Postregistratiesysteem met voortgangscontrole, rappellering en archivering.
Telebanking
De betaalopdrachten kunnen worden voorbereid aan de hand van een overzicht van alle te betalen facturen, gesorteerd op crediteur, factuurnummer of datum.
Rapporten
Relationele Report Writer waarmee de meest uiteenlopende soorten overzichten kunnen worden gemaakt.
Import
Met deze module kunnen gegevens afkomstig uit andere softwarepakketten worden geïmporteerd.
Administrator
Aanpassingen kunnen worden verricht op het systeem
 
Vanzelfsprekend kan TopGraf aan specifieke gebruikerwensen worden aangepast.