Relatiebeheer

TopInfo 2011
relatiebeheer

TopInfo is een relatiebeheersysteem met agenda-, activiteiten- en documentenbeheer, voortgangscontrole, rappellering en digitale archivering, ontwikkeld door Programming Systems.Met TopInfo houdt u overzicht op al uw inkomende en uitgaande correspondentie, zoals brieven, faxen, e-mails, rapporten, informatieve stukken, etc. Het pakket is zeer gebruikersvriendelijk, dankzij de overzichtelijke menustructuur en de online, contextuele hulpinformatie. Zoals alle systemen van Programming Systems, bevat TopInfo diverse voorzieningen voor systeembeheer, zoals: werken met wachtwoorden, logboek, bestandsonderhoud, monitoring van systeemgebruik. Door middel van gebruikersniveaus en aan wachtwoorden gekoppelde instellingen kan de toegang tot gegevens en functies nauwkeurig en flexibel worden geregeld

TopInfo_212.jpg

Via selectie-coderingen worden de groepen geidentificeert en werkgroepen geven aan wie uw contactpersonen zijn.

Relaties

De relaties zijn de basis van een goede administratie. Zonder het juiste adres wordt de communicatie naar uw doelgroep vertraagt, of afspraken worden niet nagekomen.
Het systeem helpt u de juiste straat en postcode te vinden. Via Microsoft MapPoint heeft u nog een gereedschap om een routebeschrijving te maken. De privë-, aflever-, bezoek-, werkgever-adressen worden aan elkaar gerelateerd om uw netwerk inzichtelijk te maken.

Selecties

Het systeem beschikt over geavanceerde selectie- en zoekfuncties: selectie-schermen zijn identiek aan mutatieschermen en geven de mogelijkheid op alle velden in het bestand te zoeken. De selectiecriteria gelden voor het opvragen en muteren van gegevens, het maken van brieven en rapporten

TopInfo_32.jpg
 
Poststukken
Met deze module stroomlijnt u het beheer van uw documenten en beschikt u snel, zonder doorzoeken van mappen, over alle relevante informatie. Inkomende en uitgaande poststukken worden geregistreerd en digitaal gearchiveerd.
Van geregistreerde poststukken kan de behandeling worden bijgehouden. Tevens is het mogelijk de poststukken op rappel te zetten, door een datum en een medewerker voor de rappellering op te geven. Ten slotte kunnen de poststukken worden afgesloten en gearchiveerd
 
Dossiers
Poststukken zoals offertes, facturen en emails kunnen worden opgenomen in het elektronische dossier. Deze dossiers kunnen handmatig worden aangelegd en dan automatisch aangevuld met mailings, aanbiedingen, aankondigingen en nieuwsbrieven.
 
Rappelering
Met de rappelfunctie kunt u berichten koppelen aan omstandigheden in het systeem en bevoegdheden van medewerkers.
 
Archivering
In het onderdeel "Archivering" kunnen rapporten en brieven worden opgesteld, geprint en beheerd. Hierbij is ook mail-merge mogelijk: in plaats van bepaalde teksten zoals naam, adres, aanhef kan een code worden getypt. Bij het printen wordt opgegeven voor welke selectie van relaties de brief moet worden gegenereerd, waarna het systeem voor elk relatie een brief maakt waarin de code is vervangen door de bijbehorende tekst uit de administratie.
 
Rapporten
Het subsysteem "Rapporten" is een relationele report writer, waarmee de meest uiteenlopende soorten overzichten kunnen worden  gemaakt. De gegevens kunnen worden geëxporteerd naar diverse veel gebruikte formaten, zoals HTML, XML, Basic, dBase, FoxBase, FoxPro,  Clipper, VisiCalc, MultiPlan, ASCII, Lotus, Excel en WP Mailmerge